Wat is een CRM? Hebt u er echt een nodig?
Een eenvoudige uitleg, een echt voorbeeld en eerlijke richtpunten om te zien of uw bedrijf er echt een nodig heeft.
Inhoud
Het is 19 uur en de werkdag zou voorbij moeten zijn. Toch denkt u nog aan die klant die vanochtend belde, tussen twee afspraken door. Wilde hij een offerte? Een datum? U hebt het ergens genoteerd. Op een post-it misschien, of in een mail aan uzelf. Of was het in het Excel-bestand, dat u bijwerkt wanneer u vijf minuten tijd hebt.
Zo'n moment is heel gewoon, en het heeft niets te maken met slecht georganiseerd zijn. Wie een zaak alleen of met twee draait, gebruikt het hoofd als adresboek en agenda tegelijk. Op een dag zit het vol. Een CRM is er precies om dat hoofd wat te ontlasten. Maar wat is een CRM nu concreet? En hebt u er een nodig?
Wat is een CRM?
CRM staat voor Customer Relationship Management, in het Nederlands "klantrelatiebeheer". Het is software die alles over uw klanten op één plek bewaart: hun gegevens, wat u met elkaar besproken hebt, de verstuurde offertes, de facturen en wat er voor elk van hen nog moet gebeuren.
Eenvoudig gezegd is het het geheugen van uw zaak. U hoeft niet langer alles te onthouden, want de tool toont u wat nog op een antwoord wacht.
Het woord klinkt naar "groot bedrijf", met een verkoopteam en een vergadering op maandagochtend. Jammer, want het idee is heel eenvoudig. Een loodgieter die alleen werkt, kan er evengoed nood aan hebben als een kmo met twintig mensen.
Wat een CRM concreet doet
Elke software heeft zijn eigenaardigheden, maar de kern is bijna altijd dezelfde.
Elke klant heeft een eigen fiche. Daarop staan het telefoonnummer en het adres, natuurlijk, maar vooral de geschiedenis: het telefoontje van maart, de offerte van april, de opmerking over de levertermijn. Voor u terugbelt, weet u waar u staat.
Dan zijn er de herinneringen. "Meneer Peeters donderdag terugbellen", "de bakkerij opvolgen voor de offerte": u noteert het één keer, en de tool haalt het op de juiste dag weer boven.
De meeste CRM's volgen ook de offertes op (verstuurd, aanvaard, geen antwoord) en maken documenten klaar met wat u al ingevoerd hebt. U typt hetzelfde adres geen derde keer meer over. Een dashboard vat de lopende maand samen, zodat u geen tien bestanden hoeft te openen om te weten waar u staat.
Een echt voorbeeld: het CRM van een eigenaar
We bouwden een CRM voor een eigenaar met een vijftigtal huurders, meer dan vijftig woningen en twee vennootschappen. Vroeger liep alles via één persoon. Nagaan wie betaald had, herinneringen schrijven, de indexeringen in het oog houden, een vakman vinden als er iets stukgaat.
Neem een huur die niet binnengekomen is. In het CRM voor verhuurbeheer dat YUGEN AGENCY ontwierp, toont de fiche van de huurder de ontbrekende maand in het rood en stelt ze de volgende stap voor. De herinnering is al opgesteld, met het juiste bedrag. U kiest alleen nog hoe ze vertrekt: per e-mail, via WhatsApp of per brief. Blijft het stil, dan stelt de tool een ingebrekestelling voor, en daarna een afbetalingsplan.
Voor de indexering van de huur krijgt de eigenaar tijdig een seintje en staat de officiële brief klaar. De berekening zelf gebeurt op de website van Statbel, daarna wordt de nieuwe huurprijs in de tool ingevoerd.
En als er bij een huurster een kraan lekt, wordt een ticket geopend. In de contacten staat de loodgieter, met de lijst van zijn interventies. Is hij al eerder in die woning geweest, dan ziet u dat meteen. De afspraak die u vastlegt, verschijnt in de agenda.
's Ochtends vat één scherm de huurinkomsten van de maand samen, en alles wat nog op een antwoord wacht. Die lijst hoeft niet meer in het hoofd te zitten.
Dit project bevestigde voor ons één ding: een goed CRM lijkt op het vak van wie het gebruikt. Dit CRM spreekt over huur, huurcontracten en werken, niet over "leads" of een "pipeline".
Dit CRM heet Gestion Locative. Het is gemaakt voor verhuurders met meerdere panden, soms ook met meerdere vennootschappen. U kunt er de video van bekijken en het zelf uitproberen, met fictieve gegevens: ontdek het project.
Hebt u er echt een nodig?
Niet per se, en dat zeggen we u liever eerlijk.
Tekenen dat een CRM u zou helpen
- Er is u al eens een opvolging ontglipt, en u merkte het te laat.
- Uw klantgegevens zitten op vier plekken: de mailbox, de telefoon, een notitieboekje, een spreadsheet.
- Voor elk telefoontje zoekt u eerst uit waar u gebleven was.
- U werkt met meerdere mensen, en ieder houdt de eigen notities voor zich.
- Uw Excel-bestand is meegegroeid met uw zaak. Vandaag opent u het met een zekere schroom.
- 's Avonds blijft u in gedachten verder rekenen.
Herkent u zich in twee of drie van deze zinnen? Dan zou een CRM u waarschijnlijk tijd besparen. En wat rust, wat ook niet niks is.
Wanneer het (nog) niet het moment is
Hebt u weinig klanten, met eenvoudige contacten, dan volstaat een notitieboekje of een goed bijgehouden spreadsheet ruimschoots. Hetzelfde als er vandaag niets verloren gaat. En zit u in een erg drukke periode, wacht dan liever voor u een nieuwe tool leert gebruiken: een CRM dat half ingevuld is, heeft geen zin.
Kant-en-klare software of een tool voor uw vak?
Kant-en-klare software zet u snel op. U maakt een account aan, importeert uw contacten en u kunt beginnen. Dat werkt goed als uw manier van werken lijkt op die van de meeste bedrijven. De keerzijde: u past zich aan de tool aan. Sommige functies gebruikt u nooit, en de functie die uw vak nodig heeft, ontbreekt soms. Meestal betaalt u een abonnement, vaak per gebruiker.
De andere optie is een tool die rond uw vak gebouwd wordt, rond uw stappen en uw documenten. Dat deden we voor het CRM voor verhuurbeheer. Het vraagt in het begin meer voorbereiding. In ruil doet het wat u nodig hebt, zonder overbodige extra's.
Welke kiezen? Dat hangt af van wat u vandaag tijd kost. Dekt software uit de handel bijna al uw behoeften, neem die dan. Bent u uw dagen bezig om eromheen te werken, dan is een tool die voor u gebouwd wordt het bespreken waard. Bekijk onze CRM's en beheertools en onze startprijzen.
Wat kost een CRM?
Voor kant-en-klare software rekent u op een abonnement van ongeveer € 15 tot € 90 per maand en per gebruiker, afhankelijk van de formule. Er bestaan gratis versies, maar die botsen snel op hun grenzen, zowel in aantal contacten als in aantal gebruikers.
Laat u een CRM speciaal voor uw bedrijf bouwen, dan lopen de prijzen sterk uiteen. Bureaus vragen vaak tussen € 5.000 en € 20.000 voor een eerste, eenvoudige tool, en enkele tienduizenden euro's voor een volledig systeem. Daarna betaalt u elk jaar voor het onderhoud.
Bij YUGEN AGENCY begint een CRM bij € 799, en er komt geen btw bij. We zijn met twee, zonder verkopers of projectleiders, en dat verklaart voor een deel het verschil. Na een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten krijgt u een vaste, schriftelijke prijs. Die prijs groeit met wat u toevoegt, bijvoorbeeld een koppeling met uw facturatiesoftware of een versie voor de telefoon. U weet dus van bij het begin wat u betaalt, en waarom. Bekijk onze tarieven
Veelgestelde vragen
In het begin vaak wel. Het probleem komt met de tijd: Excel waarschuwt u niet wanneer u iemand moet opvolgen, en het houdt de geschiedenis van uw contacten slecht bij. De dag dat er drie versies van hetzelfde bestand rondgaan, is een teken.
Ja. Verschillende programma's hebben een gratis versie, beperkt in contacten, gebruikers of functies, en de nuttigste opties zijn vaak betalend. Om het idee uit te proberen zonder iets uit te geven, is dat een goede start.
Een CRM bevat persoonsgegevens, dus de GDPR is van toepassing. Ga na waar de gegevens bewaard worden, wie er toegang toe heeft en hoe er back-ups van gemaakt worden. In België legt de Gegevensbeschermingsautoriteit die verplichtingen uit op haar website.
Klein. Uw actieve klanten en uw lopende offertes, meer niet. De techniek is zelden het moeilijke deel. Wat moeite kost, is de gewoonte om alles op één plek te noteren. Na enkele weken wordt dat een reflex.
Kort samengevat
Een CRM is de plek waar alles over uw klanten samenkomt, zodat u niet meer alles hoeft te onthouden. Niet iedereen heeft er een nodig. Maar als opvolgingen u ontglippen, of als uw avonden dienen om de lijst van morgen opnieuw op te stellen, is het misschien tijd om erover na te denken.
Vraagt u zich af welke tool bij uw manier van werken past? We kunnen het erover hebben tijdens een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten. Schrijf ons